Il Consiglio federale intende esaminare le disposizioni sulla conservazione di documenti ufficiali

Berna, 12.01.2024 - Il Consiglio federale intende far analizzare singoli aspetti della conservazione e dell’archiviazione di documenti ufficiali nonché dell’accesso ad essi da parte del pubblico. Nel suo parere del 10 gennaio 2024 ha preso atto delle pertinenti raccomandazioni della Commissione della gestione del Consiglio degli Stati (CdG-S) e incaricato il Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP) di esaminarle e di sottoporgli, entro fine 2024, alcune proposte su come procedere.

Nel suo rapporto del 10 ottobre 2023, la CdG-S ha chiarito quali disposizioni si applicano alla conservazione e all'archiviazione di documenti dell'Amministrazione federale e quali documenti vanno resi accessibili al pubblico. A tal fine ha analizzato le pertinenti basi legali e formulato all'attenzione del Consiglio federale cinque raccomandazioni.

Il Consiglio federale condivide l'opinione della CdG-S secondo cui la trasparenza e la tracciabilità dell'attività amministrativa è fondamentale per creare fiducia nelle istituzioni. Nel suo parere del 10 gennaio 2024, ha preso atto delle raccomandazioni della CdG-S e ha incaricato il DFGP di esaminarle e di sottoporgli entro la fine del 2024 eventuali proposte su come procedere.

Trasferimento delle conoscenze in caso di partenza di un collaboratore

Anzitutto il Consiglio federale intende far esaminare se sia opportuno adottare misure specifiche, finalizzate all'adempimento degli obblighi di conservazione e archiviazione, nel caso in cui un collaboratore, in particolare se si tratta di un quadro superiore, ponga fine al rapporto di lavoro con la Confederazione. Si potrebbero prendere in considerazione formazioni e promemoria per sensibilizzare i collaboratori in merito alla classificazione di informazioni pertinenti agli affari. Inoltre occorre verificare se sia opportuno prolungare il termine di conservazione dei dati elettronici dei collaboratori che lasciano l'Amministrazione federale, questo tenendo conto della protezione dei dati e della personalità degli interessati.

Accesso a documenti di carattere ufficiale e privato

In secondo luogo il Consiglio federale intende far esaminare se e in che misura documenti relativi sia all'attività ufficiale sia alla sfera privata del collaboratore dell'Amministrazione federale debbano essere resi accessibili al pubblico. In tale contesto si pone inoltre la questione se la situazione dei magistrati meriti un'attenzione particolare.

Diritto dell'IFPDT di consultare documenti ufficiali

Anche il diritto dell'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) a consultare i documenti dell'Amministrazione federale va verificato. Il Consiglio federale intende far esaminare le possibilità di intervento dell'IFPDT nel caso in cui a quest'ultimo sia negato il diritto di consultazione. Per contro, respinge la raccomandazione della CdG-S di considerare un eventuale diritto dell'IFPDT di pronunciare decisioni: nell'ambito della normativa in materia di trasparenza, l'IFPDT assolve infatti una funzione di mediazione e non di sorveglianza. Secondo il Consiglio federale, l'introduzione di una competenza decisionale contraddirebbe infatti il carattere informale della procedura di mediazione tra l'Amministrazione federale e la controparte.

Indirizzo cui rivolgere domande

Monique Cossali, Ufficio federale di giustizia, T +41 58 462 47 89, monique.cossali@bj.admin.ch