Nel suo rapporto del 10 ottobre 2023 la Commissione della gestione del Consiglio degli Stati (CdG-S) ha analizzato le disposizioni riguardanti la conservazione e l'archiviazione di documenti dell'Amministrazione federale e ha rivolto diverse raccomandazioni al Consiglio federale. Quest'ultimo ne ha preso atto il 10 gennaio 2024 e ha annunciato l'esame di eventuali misure entro la fine dell'anno.

Il Consiglio federale conclude ora nel suo rapporto del 13 dicembre 2024 che il diritto vigente è sufficiente per garantire una corretta conservazione di documenti ufficiali dell'Amministrazione federale. È fondamentale che all'atto pratico quest'ultima applichi con scrupolo le disposizioni di legge. La sistematica e completa classificazione e archiviazione delle informazioni pertinenti agli affari secondo le disposizioni rientra nell'ordinaria attività amministrativa, la cui trasparenza e tracciabilità è cruciale per infondere fiducia nelle istituzioni.

Il Consiglio federale non ravvisa per il momento alcuna necessità di attuare le raccomandazioni della CdG-S, che per di più violerebbero in parte la protezione dei dati e della personalità dei collaboratori interessati. Tuttavia intende continuare a impegnarsi per la trasparenza dell'Amministrazione federale, esaminando in particolare gli eventuali ostacoli all'accesso ai documenti ufficiali.

L'Esecutivo ribadisce inoltre il proprio pensiero secondo cui l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) anche in futuro nel campo del diritto pubblico non dovrebbe avere il diritto di pronunciare una decisione per far valere il suo diritto di consultazione. In questo campo la funzione dell'IFPDT non è la vigilanza ma la mediazione. L'introduzione di una competenza decisionale sarebbe contraria al carattere della procedura informale di mediazione tra l'Amministrazione federale e il pubblico.

Conservazione di documenti ufficiali: fondamentale una scrupolosa applicazione del diritto