Le Conseil fédéral examinera le régime d’archivage des documents officiels

Berne, 12.01.2024 - Suite à des recommandations de la Commission de gestion du Conseil des États, le Conseil fédéral a décidé d’examiner certaines questions relatives à la conservation des documents officiels et à l’accès du public à ces documents. Il a chargé le Département fédéral de justice et police d’étudier ces recommandations et de lui soumettre avant la fin de l’année des propositions quant aux mesures à prendre.

Dans un rapport du 10 octobre 2023, la Commission de gestion du Conseil des États (CdG-E) s'est penchée sur les règles régissant la conservation des documents au sein de l'administration fédérale. Elle s'est également demandé à quels documents officiels il convient d'accorder l'accès en vertu de la loi sur la transparence. Elle a adressé cinq recommandations au Conseil fédéral.

Comme la CdG-E, le Conseil fédéral estime que la transparence de l'activité administrative contribue de manière centrale à la confiance de la population dans les autorités. Le 10 janvier 2024, il a pris acte des recommandations de la CdG-E et chargé le Département fédéral de justice et police d'examiner ces dernières et de lui soumettre, avant la fin de l'année, des propositions quant aux mesures à prendre.

Classement de documents lors du départ de collaborateurs

Le Conseil fédéral examinera s'il convient de prévoir des mesures particulières pour garantir que les obligations de classement et d'archivage sont respectées lorsque des collaborateurs - et notamment des cadres - quittent l'administration fédérale. Il pourrait notamment s'agir de formations ou de mémentos attirant l'attention de ces personnes sur la nécessité de conserver les informations ayant trait à l'activité de l'administration. L'opportunité de prolonger le délai de conservation des données électroniques en cas de départ sera également étudiée ; la protection des données et de la sphère personnelle des employés concernés devra naturellement être préservée.

Accès à des documents de nature à la fois privée et professionnelle

Le Conseil fédéral entend également se pencher sur la problématique des documents de nature à la fois privée et professionnelle : dans quelle mesure peut-on accorder le droit de les consulter ? Il faudra déterminer à cet égard si le cas des magistrats doit être considéré à part.

Accès du PFPDT aux documents officiels

Seront également mises à l'étude les possibilités qu'a le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) lorsque l'accès à un document de l'administration fédérale lui est refusé. Le Conseil fédéral rejette toutefois l'idée de lui donner un droit de décision, comme l'envisage la CdG-E. Dans le domaine du droit de la transparence, le PFPDT est un organe de médiation et non de surveillance. Lui conférer une compétence décisionnelle serait incompatible avec l'esprit de la procédure informelle de conciliation entre l'administration fédérale et le public.

Adresse pour l'envoi de questions

Monique Cossali, Office fédéral de la justice, T +41 58 462 47 89, monique.cossali@bj.admin.ch