Art. 1 Definizioni

a)

Reato di diritto comune: i reati ai sensi dell'articolo 2 b) dello Statuto e ai quali non si applichi l'articolo 3 dello Statuto.

b)

Informazione: un'informazione o un insieme di informazioni, indipendentemente dalla loro fonte e dal loro carattere personale, concernente gli elementi costitutivi di un reato di diritto comune (conformemente all'articolo 1 a)), le relative indagini, la prevenzione, il perseguimento e la repressione di tali reati nonché la scomparsa di persone o l'identificazione di cadaveri.

c)

Informazione a carattere personale: un'informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile; una persona identificabile è una persona che è possibile identificare, direttamente o indirettamente, in particolare grazie a un numero d'identificazione, a uno o più elementi caratteristici della sua identità oppure alle sue caratteristiche fisiche, psichiche, economiche e sociali.

d)

Informazione particolarmente delicata: un'informazione a carattere personale che rivela le origini razziali o etniche, le opinioni politiche, le convinzioni filosofiche, la religione o altre credenze oppure che contiene indicazioni relative allo stato di salute o alla vita sessuale.

e)

Ufficio centrale nazionale: gli enti previsti agli articoli 32 e 33 dello Statuto dell'Organizzazione.

f)

Servizio nazionale autorizzato: i servizi nazionali o gli enti che adempiono un servizio pubblico e intervengono nell'applicazione del diritto penale o sono in grado di contribuire in modo effettivo alla cooperazione internazionale di polizia, sono autorizzati dall'Ufficio centrale nazionale (articolo 1 e)) del loro Paese a trattare direttamente le informazioni tramite l'Organizzazione, con la quale essi hanno concluso un accordo a questo scopo.

g)

Ente internazionale autorizzato: un ente ai sensi dell'articolo 41 dello Statuto dell'Organizzazione, il quale ha concluso con la stessa un accordo che l'autorizza a trattare direttamente le informazioni tramite l'Organizzazione.

h)

Ente privato autorizzato: tutti gli enti diversi dal Segretariato generale nonché da quelli di cui all'articolo 1 e)-1 g), i quali hanno concluso con l'Organizzazione. Questi enti allogeni possono ricevere informazioni dal Segretariato o comunicare informazioni allo stesso.

i)

Enti allogeni: tutti gli enti diversi dal Segretariato generale nonché da quelli di cui all'articolo 1 e)-1 h), i quali non hanno concluso con l'Organizzazione un accordo che li autorizza a trattare direttamente le informazioni tramite l'Organizzazione, passibili di ricevere un'informazione dal Segretariato generale o di comunicargliene una.

j)

Fonte dell'informazione: l'ente o la persona che comunica l'informazione tramite l'Organizzazione.

k)

Sistema d'informazione di polizia: l'insieme delle banche dati e delle reti dell'Organizzazione che permettono di trattare le informazioni tramite quest'ultima ai fini della cooperazione internazionale di polizia.

l)

Trattamento delle informazioni: un'operazione o un insieme di operazioni applicato a un'informazione, in modo automatizzato o meno, in qualsiasi forma e con qualsiasi supporto, dalla raccolta alla distruzione, incluso lo scambio.

m)

Informazione di interesse concreto per la polizia a livello internazionale: un'informazione, ai sensi dell'articolo 1 b), che, a causa del suo legame diretto con gli scopi dell'Organizzazione definiti all'articolo 3.1, può essere d'interesse per la polizia o per le autorità incaricate di applicare la legge.

n)

Comunicato: un comunicato internazionale dell'Organizzazione, che contiene un insieme di informazioni registrate nel sistema d'informazione di polizia, diramato dal Segretariato generale per uno scopo previsto dall'articolo 3.1 a).

o)

Analisi criminale: un'operazione di ricerca e di evidenziazione sistematica delle relazioni tra i dati criminologici stessi o tra i dati criminologici e altri possibili dati significativi, ai fini del perseguimento e delle procedure giudiziarie e di polizia.

Art. 2 Oggetto e campo d'applicazione del regolamento

a.)

Il presente Regolamento stabilisce le condizioni e le principali modalità relative al trattamento delle informazioni da parte dell'Organizzazione o per il suo tramite, ai fini della cooperazione internazionale di polizia (articolo 3.1) o per un altro scopo legittimo (articolo 3.2), nel rispetto dei diritti fondamentali dell'individuo, conformemente all'articolo 2 dello Statuto dell'Organizzazione e alla Dichiarazione universale dei diritti dell'uomo, alla quale il suddetto articolo rinvia.

b)

Il presente Regolamento si applica a qualsiasi operazione relativa al trattamento delle informazioni, sia in forma automatizzata sia mediante schedari manuali strutturati, su qualsiasi supporto e in qualsiasi forma.

c)

Il Segretariato generale, gli Uffici centrali nazionali, i servizi nazionali autorizzati, gli enti internazionali autorizzati e gli enti privati autorizzati, i quali utilizzano il sistema d'informazione di polizia e le informazioni che vi transitano, rispettano le disposizioni del presente regolamento e dei testi ai quali esso rinvia.

Art. 3 Finalità del trattamento delle informazioni

3.1

Trattamento ai fini della cooperazione internazionale di polizia

a)

Il trattamento delle informazioni da parte dell'Organizzazione o per il suo tramite si effettua ai fini della prevenzione, della repressione e dell'esercizio dell'azione pubblica in relazione ai reati di diritto comune ai sensi dell'articolo 1 a), nell'interesse delle indagini che li concernono e per le finalità seguenti:

1.

ricercare una persona in previsione del suo arresto;

2.

ottenere informazioni su una persona che ha commesso o ha partecipato oppure che potrebbe commettere o potrebbe aver partecipato, direttamente o indirettamente, a un reato di diritto comune;

3.

informare preventivamente le autorità di polizia in merito alle attività criminali di una persona;

4.

ricercare una persona scomparsa;

5.

ricercare testimoni o vittime;

6.

identificare una persona o un cadavere;

7.

ricercare o identificare oggetti;

8.

descrivere o identificare le modalità operative o i reati commessi da ignoti, le caratteristiche di falsificazioni o contraffazioni nonché sequestrare gli oggetti in relazione a un'attività illecita.

b.

Il trattamento delle informazioni ai sensi della lettera a) si può effettuare anche allo scopo di individuare minacce e reti criminali.

c.

Le finalità del trattamento sono determinate ed esplicitate per ogni banca dati.

3.2

Trattamento per qualsiasi altro scopo legittimo

a)

Il Segretariato generale può trattare un'informazione, al di fuori del sistema d'informazione di polizia, per qualsiasi altro scopo legittimo, vale a dire per necessità amministrative, per la ricerca o per pubblicazioni scientifiche (storiche, statistiche o giornalistiche) nonché per salvaguardare gli interessi dell'Organizzazione, dei suoi membri o del suo personale, in un processo o in una transazione, in un contenzioso, dopo una decisione giudiziaria o in una procedura di ricorso, conformemente all'articolo 10.4.

b)

Questo trattamento è oggetto di un regolamento d'applicazione ai sensi dell'articolo 22 b) 3, che precisa in particolare le condizioni e i termini per la conservazione delle informazioni trattate.

Art. 4 Ruolo del Segretariato generale

4.1

Disposizioni generali

a)

Il Segretariato generale funge da centro internazionale nella lotta contro la criminalità internazionale di diritto comune, in virtù dell'articolo 26 b) dello Statuto. A tale titolo esso è incaricato, nei limiti e alle condizioni fissati dal presente regolamento, di:

1.

trattare le informazioni che gli sono comunicate o che raccoglie, in conformità con le pertinenti disposizioni emanate dall'Organizzazione;

2.

garantire il rispetto delle disposizioni del presente regolamento e dei testi ai quali esso rinvia, nel corso delle operazioni di trattamento delle informazioni tramite l'Organizzazione;

3.

determinare la natura e la struttura della rete di telecomunicazione dell'Organizzazione e delle sue banche dati, senza pregiudicare gli articoli 22 d) e 29 capoverso 1 dello Statuto dell'Organizzazione;

4.

sviluppare e provvedere alla manutenzione della rete di telecomunicazione e delle banche dati nonché dei mezzi necessari per permettere agli Uffici centrali nazionali, ai servizi nazionali autorizzati, agli enti internazionali autorizzati e agli enti privati autorizzati di accedervi;

5.

sviluppare e controllare la sicurezza della rete di telecomunicazione e delle banche dati;

6.

ospitare all'interno dei suoi locali le banche dati dell'Organizzazione.

b)

Il Segretariato generale è inoltre autorizzato ad attuare le misure atte a contribuire efficacemente alla lotta contro la criminalità internazionale di diritto comune, nei limiti dei compiti che gli sono affidati e delle disposizioni del presente regolamento. A questo scopo può in particolare richiedere un'informazione (articolo 4.2) o concludere accordi di cooperazione sullo scambio di informazioni (articolo 4.3).

4.2

Richiesta di informazioni

Conformemente alle disposizioni dell'articolo 4.1 b) e fatte salve le disposizioni dell'articolo 4.3, il Segretariato generale può richiedere informazioni in particolare nei casi seguenti:

a)

ha motivo di ritenere che la richiesta è necessaria per raggiungere gli obiettivi dell'Organizzazione e proporzionata agli scopi perseguiti;

b)

la richiesta si riferisce a un caso o a un progetto determinato;

c)

la richiesta ha lo scopo di garantire che il trattamento di un'informazione sia conforme al presente regolamento nonché di assicurare la qualità dell'informazione;

d)

presso un servizio nazionale che svolge compiti di polizia o di giustizia e che interviene nell'applicazione della legislazione penale se, entro 45 giorni dalla notifica inviata dal Segretariato generale all'Ufficio centrale nazionale del Paese al quale appartiene il servizio, siffatto Ufficio non si è opposto a che il Segretariato generale richieda direttamente le informazioni presso il suddetto servizio, fermo restando che l'Ufficio mantiene la possibilità di opporvisi in ogni momento;

e)

la richiesta di informazioni a un ente allogeno non pregiudica l'indipendenza dell'Organizzazione.

4.3

Conclusione di accordi di cooperazione

a)

In caso di scambio regolare di informazioni con un ente allogeno o semplicemente di richiesta regolare di informazioni presso un ente allogeno, il Segretariato generale conclude con l'ente interessato un accordo di cooperazione a tal fine, alle condizioni elencate qui di seguito.

b)

Le disposizioni di un accordo di cooperazione relativo al trattamento di informazioni devono essere conformi a quelle del presente regolamento e dei testi ai quali esso rinvia.

c)

Il Segretariato generale richiede il parere della Commissione di controllo degli schedari in merito all'esecuzione di richieste di informazioni presso un ente allogeno e in merito a ogni accordo di cooperazione che implichi il trattamento di informazioni a carattere personale, conformemente al Regolamento sul controllo delle informazioni a carattere personale e sull'accesso a tali informazioni. Questo vale in particolare per i casi di cui agli articoli 20.3 a) e 21 a) 5.

d)

Il Segretariato generale trasmette il parere della Commissione di controllo degli schedari al Comitato esecutivo, il quale può richiedere di adattare la cooperazione iniziata nell'ambito di un progetto oppure di opporsi a tale cooperazione se essa non è ancora stata attuata. Questo vale in particolare per i casi di cui agli articoli 20.3 b) e 21 a) 6.

e)

Per la cooperazione regolare con un'organizzazione internazionale ai sensi dell'articolo 41 dello Statuto, il Segretariato generale necessita dell'autorizzazione da parte dell'Assemblea generale e rispetta le disposizioni del Regolamento concernente l'accesso da parte di un'organizzazione intergovernativa alla rete di telecomunicazione e alle banche dati di Interpol.

f)

Ogni anno il Segretariato generale compila una lista degli enti con i quali sono stati conclusi accordi di cooperazione che prevedono il trattamento di informazioni e la comunica a titolo informativo all'Assemblea generale e alla Commissione di controllo degli schedari.

4.4

Obbligo d'informazione degli enti autorizzati

a)

Il Segretariato generale informa gli Uffici centrali nazionali, i servizi nazionali autorizzati, gli enti internazionali autorizzati e gli enti privati autorizzati, in merito a tutti i nuovi enti che hanno concluso un accordo con l'Organizzazione e ai diritti d'accesso e di utilizzazione del sistema d'informazione di polizia loro concessi, per permettere agli enti fonte delle informazioni trattate nel sistema di opporsi eventualmente all'accesso o all'utilizzazione da parte di questi nuovi enti delle informazioni comunicate. Questo vale in particolare per i casi di cui agli articoli 5 b), 17.1 a) 5 e 20.1 b).

b)

Ogni volta che si riveli necessario e almeno una volta all'anno, il Segretariato generale rammenta agli Uffici centrali nazionali, ai servizi nazionali autorizzati, agli enti internazionali autorizzati e agli enti privati autorizzati, il loro ruolo e le loro responsabilità in relazione alle informazioni che trattano tramite Interpol, in particolare per quanto riguarda l'esattezza dell'informazione comunicata e la sua pertinenza in rapporto alla finalità perseguita, conformemente all'articolo 5.

Art. 5 Ruolo degli enti fonte di un'informazione

a)

Gli Uffici centrali nazionali, i servizi nazionali autorizzati, gli enti internazionali autorizzati e gli enti privati autorizzati permangono responsabili delle informazioni che comunicano mediante il sistema d'informazione di polizia e che possono essere registrate negli schedari dell'Organizzazione. A tale titolo sono tenuti a:

1.

adottare tutti i provvedimenti necessari per assicurarsi che le informazioni soddisfino sempre le condizioni richieste dal presente Regolamento e dai testi a cui esso rinvia, per poter essere trattate dall'Organizzazione;

2.

adottare tutte le misure atte a garantire l'esattezza e la pertinenza delle informazioni e informare il Segretariato generale di tutte le modifiche e le distruzioni richieste di tali informazioni o di procedere a tali modifiche o distruzioni direttamente se hanno registrato loro stessi le informazioni in una banca dati dell'Organizzazione.

b)

Gli Uffici centrali nazionali, i servizi nazionali autorizzati, gli enti internazionali autorizzati e gli enti privati autorizzati mantengono il controllo delle informazioni che comunicano mediante il sistema d'informazione di polizia e che possono essere registrate negli schedari dell'Organizzazione. A tale titolo, controllano i diritti d'accesso alle informazioni, fatte salve le restrizioni supplementari che possono essere imposte dal Segretariato generale conformemente all'articolo 8 b) del presente Regolamento.

1.

A partire dalla notifica da parte del Segretariato generale, la fonte dell'informazione può opporsi entro 45 giorni:

i)

all'accesso da parte di un nuovo ente (Ufficio centrale nazionale, servizio nazionale autorizzato, ente internazionale autorizzato o ente privato autorizzato) ad un'informazione da essa comunicata;

ii)

al telecaricamento di un'informazione da una banca dati di Interpol a una banca dati nazionale.

2.

La fonte dell'informazione conserva la possibilità di opporsi in qualsiasi momento a una delle operazioni menzionate al punto 1.

c)

Prima di utilizzare un'informazione ottenuta mediante il sistema d'informazione di polizia, gli Uffici centrali nazionali, i servizi nazionali autorizzati, gli enti internazionali autorizzati e gli enti privati autorizzati che hanno ottenuto un'informazione tramite Interpol si assicurano presso il Segretariato generale e presso la fonte che l'informazione sia ancora esatta e pertinente.

Art. 6 Banche dati dell'organizzazione

6.1

Diverse categorie di banche dati

Il sistema d'informazione di polizia include le seguenti banche dati in cui si possono registrare le informazioni scambiate mediante la rete dell'Organizzazione.

a)

La banca dati centrale: è la principale banca dati dell'Organizzazione, in cui sono trattate le informazioni ricevute od ottenute dal Segretariato generale e gli elementi delle informazioni che permettono di gestirla conformemente al presente Regolamento e ai testi a cui esso rinvia.

b)

Le banche dati specializzate:

1.

Le banche dati annesse alla banca dati centrale: sono collegate alla banca dati centrale mediante un sistema d'indice, conformemente all'articolo 6.1 d) e contengono informazioni che, per la loro specificità, non possono essere registrate direttamente nella banca dati centrale.

2.

Gli estratti: sono banche dati, eventualmente collegate al sistema d'indice, conformemente all'articolo 6.1 d), che contengono informazioni trattate in un'altra banca dati dell'Organizzazione e che sono state in seguito ricopiate nelle suddette banche dati.

3.

Le banche dati autonome: non sono collegate alla banca dati centrale mediante il sistema d'indice, per motivi di sicurezza.

c)

Gli schedari di analisi: si tratta di schedari di lavoro creati per procedere a un'analisi criminale ai sensi dell'articolo 1 o).

d)

Il sistema d'indice: si tratta di un'applicazione automatizzata che permette di collegare tra di loro le informazioni e le banche dati del sistema d'informazione di polizia, al fine di facilitare la gestione e la ricerca delle informazioni o di informare l'utente circa il luogo ove può essere registrata un'informazione, in particolare per la coordinazione dei lavori di analisi di cui l'informazione è oggetto, nel rispetto delle restrizioni d'accesso all'informazione imposta dalla fonte in virtù dell'articolo 5 b).

6.2

Condizioni per la creazione o la soppressione di banche dati

a)

In relazione a nuove banche dati o alla soppressione di banche dati, il Segretariato generale informa:

1.

la Commissione di controllo degli schedari, se la banca dati contiene o è collegata a informazioni a carattere personale, richiedendo il suo parere, e

2.

il Comitato esecutivo, al quale il Segretariato generale trasmette, se del caso, il parere della Commissione di controllo degli schedari e al quale permane la possibilità di chiedere la soppressione o la modifica delle banche dati.

b)

Ogni anno il Segretariato generale trasmette all'Assemblea generale e alla Commissione di controllo degli schedari la lista di tutte le nuove banche dati sviluppate, indicando in particolare il loro ruolo nell'intero sistema d'informazione di polizia, la loro finalità, il tipo di informazioni che contengono e i relativi diritti d'accesso.

c)

La creazione di banche dati specializzate ai sensi dell'articolo 6.1 b) è riservata ai casi in cui:

1.

essa si rivela necessaria e pertinente per motivi tecnici, giuridici o di sicurezza nonché per facilitare il trattamento di un'informazione, per rendere più sicura la gestione dei diritti d'accesso a siffatta informazione o per esaminare la stessa nel quadro di un progetto concernente gli accertamenti o l'analisi criminale;

2.

essa non pregiudica l'integrità, la sicurezza, l'attualità o la pertinenza delle informazioni trattate in queste banche dati.

d)

Una tale banca dati può essere installata segnatamente per il trattamento di informazioni particolarmente delicate o per la particolare delicatezza del soggetto trattato.

e)

Le condizioni aggiuntive per la creazione o la soppressione delle banche dati sono fissate nel regolamento d'applicazione previsto dall'articolo 22 del presente regolamento.

Art. 7 Diritto di trattare un'informazione

a)

Le informazioni trasmesse tramite l'Organizzazione o ottenute dal Segretariato generale possono essere trattate negli schedari dell'Organizzazione solo ed esclusivamente se:

1.

le condizioni per il trattamento previste dal presente regolamento e dai testi cui esso rinvia sono soddisfatte, e

2.

non vi si oppongono limitazioni connesse al loro trattamento, imposte dalla fonte dell'informazione.

b)

Le disposizioni del presente regolamento non si applicano alle richieste d'accesso agli schedari dell'Organizzazione da parte di privati, le quali:

1.

sono trasmesse alla Commissione di controllo degli schedari, conformemente al Regolamento sul controllo delle informazioni a carattere personale e all'accesso a tali informazioni previsto dall'articolo 24 del presente Regolamento, e

2.

non sono trattate nel sistema d'informazione di polizia.

Art. 8 Riservatezza di un'informazione

a)

La fonte di un'informazione, che si tratti di un Ufficio centrale nazionale, di un servizio nazionale autorizzato, di un ente internazionale autorizzato o di un ente privato autorizzato, stabilisce il grado di riservatezza dell'informazione, classificandola.

b)

Il Segretariato generale può attribuire all'informazione un grado di riservatezza superiore a quello indicato dalla sua fonte, considerati i rischi che il suo trattamento, e in particolare la sua divulgazione, possono comportare per la cooperazione internazionale di polizia o per l'Organizzazione, il suo personale e i Paesi membri.

c)

Parimenti, il Segretariato generale stabilisce il grado di riservatezza del plusvalore che egli aggiunge all'informazione, in particolare quando effettua un lavoro di analisi o dirama un comunicato, sempre nel rispetto dei limiti alla trasmissione dell'informazione imposti dalla fonte dell'informazione menzionata nell'analisi.

d)

Il Segretariato generale può inoltre classificare una banca dati alle stesse condizioni suindicate.

e)

Il Segretariato generale può stabilire, ogni volta che si rivela necessario e in coordinazione con gli enti coinvolti, tabelle di equivalenza tra i livelli di classificazione da esso applicati e quelli applicati dagli Uffici centrali nazionali, dai servizi nazionali autorizzati, dagli enti internazionali autorizzati e dagli enti privati autorizzati.

f)

Le regole d'applicazione fissano i diversi gradi di riservatezza delle informazioni e precisano le condizioni connesse a ciascuno di essi.

Art. 9 Sicurezza del trattamento

a)

Il Segretariato generale adotta tutte le misure atte a garantire la sicurezza, ovvero l'integrità e la riservatezza delle informazioni comunicate e trattate mediante il sistema d'informazione di polizia.

b)

A questo scopo sviluppa gli strumenti tecnici, giuridici e procedurali atti a far sì che solo le persone autorizzate possano accedere a un'informazione.

c)

Il Segretariato generale adotta tutti i provvedimenti atti a:

1.

autorizzare l'accesso a un'informazione o a una banca dati esclusivamente alle persone la cui funzione o le cui competenze sono legate alla finalità del trattamento dell'informazione o della banca dati interessata;

2.

proteggere l'informazione che tratta da qualsiasi forma di trattamento non autorizzato o accidentale, quali la sua trasformazione (modifica, distruzione, perdita) o l'accesso e l'utilizzazione non autorizzati dell'informazione;

3.

verificare e stabilire che solo le persone autorizzate abbiano effettivamente avuto accesso all'informazione;

4.

essere in grado di ripristinare il più presto possibile le sue banche dati in caso di guasto nel sistema d'informazione di polizia.

d)

In caso d'intrusione o di grave tentativo d'intrusione nella rete o in una banca dati dell'Organizzazione nonché di lesione o di tentativo di lesione dell'integrità o della riservatezza di un'informazione, il Segretariato generale è tenuto a informare l'Ufficio centrale nazionale o l'ente autorizzato di cui agli articoli 1 e)-1 g), fonte dell'informazione, il Comitato esecutivo e la Commissione di controllo degli schedari.

e)

Il personale dell'Organizzazione è tenuto a garantire la riservatezza e la sicurezza delle informazioni trattate dall'Organizzazione. Il Segretariato generale elabora le regole d'applicazione che stabiliscono gli obblighi del personale di Interpol relativi alla garanzia e al controllo della riservatezza e alla sicurezza delle informazioni custodite, conformemente all'articolo 22 b) 1.

Art. 10 Condizioni generali per il trattamento di un'informazione

10.1

Disposizioni generali

a)

Il trattamento di un'informazione tramite Interpol è possibile alle seguenti condizioni cumulative:

1.

esso è conforme allo Statuto e alle regole dell'Organizzazione applicabili in materia;

2.

persegue una delle finalità previste dall'articolo 3 e soddisfa le esigenze dell'articolo 2;

3.

è pertinente e collegato a casi di interesse concreto per la polizia a livello internazionale;

4.

non è di natura tale da pregiudicare gli obiettivi dell'Organizzazione, la sua immagine o i suoi interessi, la riservatezza (conformemente all'articolo 8) o la sicurezza (conformemente all'articolo 9) dell'informazione;

5.

l'informazione è stata trattata dalla fonte conformemente alle leggi vigenti nel suo Paese, alle convenzioni internazionali di cui siffatto Paese è membro e allo Statuto dell'O.I.P.C.-Interpol.

b)

Se è comunicata da un Ufficio centrale nazionale, da un servizio nazionale autorizzato, da un ente internazionale autorizzato o da un ente privato autorizzato, l'informazione è considerata esatta e pertinente.

c)

In caso di dubbi relativi al rispetto dei criteri sopra elencati, che permettono il trattamento di un'informazione, il Segretariato generale consulta la fonte dell'informazione oppure, conformemente all'articolo 12 a), l'Ufficio centrale nazionale interessato dall'informazione, se esso non ne è la fonte, e prende tutte le misure atte ad accertare che i criteri siano effettivamente soddisfatti. In tal caso l'informazione può essere registrata allo scopo di ottenere informazioni complementari che permettano di autorizzarne la registrazione nel sistema d'informazione di polizia. Questo può verificarsi in particolare quando l'informazione proviene da un ente allogeno.

d)

Il Segretariato generale attua tutti i provvedimenti conservativi atti a prevenire ogni eventuale danno diretto o indiretto che l'informazione potrebbe causare ai Paesi membri, all'Organizzazione o al suo personale, sempre nel rispetto dei diritti fondamentali delle persone oggetto dell'informazione, conformemente all'articolo 2 dello Statuto dell'Organizzazione e alla Dichiarazione universale dei diritti dell'uomo.

e)

Il trattamento delle informazioni nella banca dati centrale e nelle banche dati specializzate, in particolare per gli schedari d'analisi criminale, è disciplinato mediante regole d'applicazione che stabiliscono le finalità delle banche dati interessate, la natura delle informazioni che vi si possono registrare e le modalità del loro trattamento nella banca dati, conformemente all'articolo 22 b) 2.

10.2

Disposizioni speciali per le informazioni particolarmente delicate

a)

Un'informazione particolarmente delicata può essere trattata, indipendentemente dalla forma e dal supporto, soltanto se:

1.

è pertinente e ha un valore criminalistico particolarmente importante per il perseguimento degli obiettivi dell'Organizzazione e le finalità del trattamento ai sensi dell'articolo 3.1 a);

2.

è sempre legata a una o più altre informazioni trattate dall'Organizzazione;

3.

è redatta in forma oggettiva e non contiene alcun giudizio o commento discriminatorio.

b)

Il trattamento di queste informazioni è oggetto di regole d'applicazione, conformemente all'articolo 22 b) 4.

10.3

Disposizioni speciali per le informazioni estratte

Il Segretariato generale può copiare un'informazione in un estratto (come definito all'articolo 6.1 b) 2) soltanto se sono soddisfatte le seguenti condizioni cumulative:

a)

l'Ufficio centrale nazionale, il servizio nazionale autorizzato, l'ente internazionale autorizzato o l'ente privato autorizzato fonte dell'informazione, non si è opposto alla copia dell'informazione nell'estratto;

b)

la copia dell'informazione in un estratto non può pregiudicare gli obiettivi, l'immagine, gli interessi dell'Organizzazione né l'integrità, la sicurezza, l'attualità o la pertinenza dell'informazione copiata, ed è effettuata nel rispetto dei diritti fondamentali delle persone oggetto dell'informazione, conformemente all'articolo 2 dello Statuto dell'Organizzazione e alla Dichiarazione universale dei diritti dell'uomo;

c)

la copia dell'informazione è identica all'originale.

10.4

Disposizioni speciali per il trattamento per qualsiasi altro scopo legittimo (cfr. articolo 3.2)

a)

Un'informazione può essere conservata dal Segretariato generale per qualsiasi altro scopo legittimo previsto dall'articolo 3.2, solo se è trattata in una banca dati autonoma, al di fuori del sistema d'informazione di polizia. L'informazione non può in seguito essere utilizzata ai fini della cooperazione di polizia.

b)

Le regole d'applicazione precisano le condizioni e le modalità del trattamento di un'informazione per qualsiasi altro scopo legittimo, conformemente all'articolo 22.

10.5

Disposizioni speciali per il trattamento di comunicati

a)

I comunicati sono diramati dal Segretariato generale, di sua iniziativa o su richiesta di un Ufficio centrale nazionale, di un servizio nazionale autorizzato o di un ente internazionale autorizzato, conformemente all'articolo 1 n) e alle regole d'applicazione previste dall'articolo 22 b) 5.

b)

Prima di diramare un comunicato e di diffonderlo, in particolare a enti diversi dagli Uffici centrali nazionali, il Segretariato generale valuta la necessità e l'opportunità di procedervi in base agli articoli 2 e 3 e alle misure relative alla sicurezza che s'impongono, tenendo conto dei rischi che la diffusione del comunicato può comportare per la cooperazione internazionale di polizia, per l'Organizzazione e il suo personale e per i Paesi membri.

Art. 11 Modalità generali del trattamento di un'informazione

a)

Indipendentemente dal supporto e dalla forma del trattamento di un'informazione, il Segretariato generale vi procede:

1.

in modo da distinguere chiaramente informazioni originali da una parte, e deduzioni e apprezzamenti che ne conseguono dall'altra, in particolare nell'ambito dei lavori di accertamento e di analisi criminale;

2.

senza alterarne il contenuto;

3.

indicando:

i)

la/le fonte/i dell'informazione;

ii)

il grado di riservatezza dell'informazione, descrivendo dettagliatamente l'estensione dell'accesso e dell'utilizzazione o le restrizioni d'accesso e d'utilizzazione dell'informazione richieste dalla sua fonte o dal Segretariato generale;

iii)

lo statuto della persona oggetto dell'informazione, conformemente alle disposizioni stabilite nelle regole d'applicazione;

iv)

la data limite per l'esame della necessità di conservare l'informazione, fissata conformemente alle disposizioni dell'articolo 13.

b)

Se il Segretariato generale tratta una o più informazioni che riguardano una o più persone coinvolte o che potrebbero essere coinvolte in uno stesso caso o in più casi criminali collegati tra di loro e a loro volta trattati dal Segretariato generale, egli collega le informazioni, sempreché la loro fonte non vi si opponga espressamente.

Art. 12 Consultazione da parte del Segretariato generale della fonte dell'informazione trattata

Il Segretariato generale consulta la fonte dell'informazione nei casi seguenti:

a)

se ha motivo di pensare che le condizioni per il trattamento previste dal presente regolamento e dai testi a cui esso rinvia non siano più soddisfatte, conformemente all'articolo 10.1;

b)

al più tardi sei mesi prima della scadenza del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione concernente una persona oggetto di un comunicato o ricercata, per chiedere alla fonte dell'informazione se ritiene che la sua conservazione negli schedari dell'Organizzazione sia ancora necessaria e pertinente; e

c)

se tre mesi prima della scadenza del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione concernente una persona oggetto di un comunicato o ricercata, la fonte dell'informazione non ha risposto alla richiesta del Segretariato generale; in tal caso quest'ultimo la consulta nuovamente.

Art. 13 Calcolo del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione

a)

Il punto di partenza per il calcolo del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione è la data della ricezione dell'informazione registrata.

b)

La necessità di conservare un'informazione a carattere personale è esaminata al più tardi ogni cinque anni, fatti salvi termini più brevi richiesti in particolare dalla fonte dell'informazione.

c)

Il termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione, indipendentemente dal supporto e dalla forma, concernente una persona ricercata o oggetto di una richiesta di accertamenti a livello internazionale, è differito per la durata di una misura privativa della libertà pronunciata nel quadro di una procedura giudiziaria penale.

Art. 14 Differimento del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione

a)

Se un'informazione è legata a un insieme di altre informazioni concernenti la stessa o le stesse persone implicate o suscettibili di essere implicate in uno stesso caso o in più casi collegati tra di loro, il Segretariato generale può differire il termine per l'esame della necessità di conservare la suddetta informazione fino al termine per l'esame della necessità di conservare queste altre informazioni.

b)

Il Segretariato generale può differire di al massimo cinque anni il termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione in uno dei casi seguenti:

1.

negli ultimi sei mesi che precedono questo termine la fonte dell'informazione ha informato il Segretariato generale che la conservazione dell'informazione negli schedari dell'Organizzazione è necessaria;

2.

la fonte dell'informazione non ha chiesto un differimento della data per l'esame della necessità di conservare l'informazione, ma il Segretariato generale ritiene che l'informazione sia ancora pertinente e di interesse concreto per la polizia a livello internazionale; non è tuttavia possibile procedere a un differimento, se la fonte dell'informazione si oppone di principio a che il Segretariato generale differisca il termine per l'esame della necessità di conservare l'informazione in caso di silenzio da parte sua;

3.

la fonte dell'informazione o il Paese cui la fonte appartiene non è più in grado, per motivi tecnici, meccanici o per altri motivi che ne impediscono la trasmissione, di aggiornare l'informazione e il Segretariato generale ritiene che essa sia ancora pertinente e di interesse concreto per la polizia a livello internazionale;

4.

conformemente all'articolo 15.2 c) 2 e fatte salve le disposizioni dell'articolo 15.2 c) 3, è raggiunta la finalità primaria per cui l'informazione concernente una persona ricercata o oggetto di una richiesta di accertamenti era stata registrata, ma il Segretariato generale ritiene, in circostanze eccezionali, che l'informazione sia ancora pertinente e di interesse concreto per la polizia a livello internazionale.

c)

In ogni caso, il differimento del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione, indipendentemente dalla forma e dal supporto, è permesso soltanto se sono soddisfatte le condizioni del suo trattamento previste dal presente regolamento e dai testi a cui esso rinvia.

d)

Quando applica una delle disposizioni del presente articolo, il Segretariato generale indica i fatti o i motivi che giustificano il differimento del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione.

e)

A ogni scadenza del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione, il Segretariato generale applica gli articoli 14 a)-14 d).

Art. 15 Modifica, blocco e distruzione delle informazioni

15.1

Su iniziativa della fonte di un'informazione

a)

Il Segretariato generale modifica, blocca o distrugge l'accesso a un'informazione se la fonte glielo richiede, fatte salve le altre disposizioni del presente articolo, conformemente e nei limiti del presente Regolamento.

b)

Se più enti sono la fonte di una stessa informazione e uno solo di essi ne chiede la modifica, il blocco o la distruzione, il Segretariato generale chiede alle altre fonti di cui agli articoli 1 e)-1 h) se anch'essi desiderano procedervi:

1.

in caso di risposta affermativa, l'informazione è modificata, bloccata o distrutta;

2.

in caso di risposta negativa, la richiesta di modifica, blocco o distruzione dev'essere indicata; in caso di richiesta di distruzione dell'informazione, il nome della fonte che inoltra la richiesta è cancellato dalla lista delle fonti dell'informazione.

15.2

Su iniziativa di un ente diverso dalla fonte dell'informazione

a)

Se la richiesta di modifica, blocco o distruzione dell'informazione proviene da un ente che non sia la fonte dell'informazione, il Segretariato generale verifica dapprima se le condizioni per il trattamento dell'informazione sono soddisfatte. In seguito consulta la fonte dell'informazione, o l'Ufficio centrale nazionale eventualmente coinvolto, e prende tutti i provvedimenti atti a verificare la possibilità e la necessità di procedere all'operazione richiesta.

b)

Dopo aver consultato la fonte dell'informazione o l'Ufficio centrale nazionale coinvolto, conformemente agli articoli 10.1 c) e 12 a), il Segretariato generale modifica, blocca o distrugge un'informazione di sua iniziativa, se dispone di elementi pertinenti e concreti che permettono di ritenere che la conservazione dell'informazione o dei suoi diritti d'accesso rischierebbe di contravvenire a uno dei criteri per il trattamento di un'informazione previsti dal presente Regolamento e dai testi a cui rinvia oppure d'arrecare danno alla cooperazione internazionale di polizia, all'Organizzazione, al suo personale o ai diritti fondamentali della persona oggetto dell'informazione, conformemente all'articolo 2 dello Statuto dell'Organizzazione.

c)

Inoltre, fatte salve le disposizioni dell'articolo 16.2, il Segretariato generale distrugge un'informazione, in tutte le sue forme, nei casi seguenti:

1.

la finalità per cui l'informazione è stata trattata è raggiunta, fatte salve le disposizioni dell'articolo 14 b) 4 e del seguente punto 2;

2.

al massimo cinque anni dopo il differimento del termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione effettuato conformemente all'articolo 14 b) 4;

3.

il Segretariato generale dispone di elementi concreti per ritenere che la persona ricercata o oggetto di una richiesta di accertamenti a livello internazionale, non sia più sospettata di aver commesso i fatti che avevano giustificato la registrazione delle informazioni che la concernevano oppure se la persona è deceduta o se, in caso di ricerca per interessi famigliari, era scomparsa ed è stata ritrovata, viva o morta; in questo caso il Segretariato generale adotta preliminarmente tutti i provvedimenti atti a ottenere la conferma dei suddetti elementi presso la fonte dell'informazione in questione, conformemente all'articolo 15.2 a);

4.

la fonte dell'informazione o il Paese al quale la fonte appartiene non è più in grado di aggiornarla, fatto salvo l'articolo 14 b) 3;

5.

il termine per l'esame della necessità di conservare un'informazione è scaduto, l'ente che ha chiesto la sua emissione non ha manifestato la necessità di conservarla ulteriormente e il Segretariato generale non ha ritenuto necessario o possibile applicare l'articolo 14b) 3.

15.3

Disposizioni speciali per i comunicati

a)

Se le informazioni all'origine di un comunicato sono modificate, il Segretariato generale esamina la necessità di conservare il comunicato. Se necesssario, lo modifica.

b)

Se le informazioni all'origine di un comunicato sono distrutte, il Segretariato generale distrugge anche il comunicato.

c)

Se distrugge un comunicato, il Segretariato generale può conservare le informazioni che erano all'origine del comunicato o della segnalazione per un periodo massimo di cinque anni, conformemente alle disposizioni dell'articolo 14 a) 5 e salvo nei casi previsti dall'articolo 15.2 c) 3.

Art. 16 Conseguenze della modifica, del blocco o della distruzione delle informazioni

16.1

Operazioni effettuate dal Segretariato generale

a)

Se, in virtù dell'articolo 15.2 b), il Segretariato generale modifica, blocca o distrugge un'informazione comunicata da un Ufficio centrale nazionale, da un servizio nazionale autorizzato, da un ente internazionale autorizzato o da un ente privato autorizzato, la quale concerne una persona ricercata o oggetto di una richiesta di accertamenti:

1.

esso ne informa la fonte dell'informazione, spiegando le ragioni dell'operazione, salvo nei casi in cui:

i)

la modifica, il blocco o la distruzione dell'informazione sono stati comunicati alla fonte dell'informazione nei tre mesi precedenti la data effettiva della distruzione;

ii)

la distruzione riguarda un'informazione che non ha carattere personale;

2.

esso indica i motivi per cui ha modificato, bloccato o distrutto l'informazione;

3.

esso modifica, blocca o distrugge allo stesso modo le copie dell'informazione in tutte le altre banche dati del sistema d'informazione di polizia dell'Organizzazione;

4.

esso valuta le conseguenze di tale operazione sull'insieme dei procedimenti relativi al trattamento dell'informazione in questione e di quelle che vi sono collegate e se necessario dispone tutte le misure appropriate.

16.2

Conservazione degli elementi di un'informazione

a)

Se distrugge un'informazione, il Segretariato generale può tuttavia conservare:

1.

gli elementi strettamente necessari all'identificazione della persona oggetto dell'informazione, il nome della sua fonte e il tipo di crimine in questione, allo scopo di indirizzare un ente richiedente alla fonte dell'informazione, salvo nei casi in cui la fonte si è espressamente opposta alla conservazione di questi elementi;

2.

gli elementi di un'informazione che permettono di evitare il trattamento non autorizzato o erroneo dell'informazione;

3.

le informazioni necessarie al raggiungimento di uno scopo legittimo, ai sensi dell'articolo 3.2.

b)

Se la distruzione degli elementi di un'informazione si rivela impossibile a causa dei costi e della mole di lavoro che ne conseguirebbero, il Segretariato generale adotta tutte le misure atte a rendere l'informazione illeggibile, a impedire di accedervi o di servirsene per un'indagine criminale oppure atte a indicare chiaramente che l'informazione va ormai considerata come inesistente.

c)

Una copia della notifica da parte del Segretariato generale della distruzione di un'informazione di una banca dati dell'Organizzazione o una copia del documento che annuncia la sua distruzione entro tre mesi è conservata in una banca dati amministrativa, allo scopo di salvaguardare gli interessi dell'Organizzazione, dei suoi membri o del suo personale, conformemente all'articolo 3.2. Il Segretariato generale non può servirsi delle copie di notifica per un'indagine criminale.

Art. 17 Condizioni e casi di comunicazione di un'informazione

17.1

Disposizioni generali

a)

Nel rispetto delle disposizioni del presente regolamento e dei testi a cui esso rinvia, il Segretariato generale può comunicare un'informazione alle condizioni cumulative seguenti:

1.

per adempiere le finalità della cooperazione internazionale di polizia di cui all'articolo 3 e nei limiti previsti dall'articolo 2;

2.

su richiesta motivata o di propria iniziativa, a un Ufficio centrale nazionale, a un servizio nazionale autorizzato, a un ente internazionale autorizzato o a un ente privato autorizzato, alle seguenti condizioni:

i)

in caso di richiesta motivata, il Segretariato generale può esigere dall'ente richiedente un riassunto dei fatti che giustificano la richiesta;

ii)

in caso di accesso diretto, i motivi sono dati per certi;

iii)

per comunicare di propria iniziativa un'informazione ai suddetti enti, il Segretariato generale deve ritenere il loro intervento necessario per gli scopi dell'Organizzazione; in tal caso specifica le finalità della trasmissione delle informazioni;

3.

sempreché gli enti richiedenti si siano precedentemente impegnati a rispettare i principi fondamentali del trattamento di un'informazione previsti dal presente regolamento e dai testi a cui esso rinvia;

4.

fatte salve eventuali limitazioni imposte dalla fonte dell'informazione in virtù dell'articolo 5 c);

5.

previa espressa autorizzazione della fonte dell'informazione prima della comunicazione a un ente allogeno.

b)

Il Segretariato generale decide autonomamente in merito alla necessità di comunicare un'informazione trasmessa da un ente allogeno.

c)

Il Segretariato generale comunica un'informazione particolarmente delicata soltanto se è pertinente e se ha un valore criminalistico particolare per il perseguimento degli obiettivi dell'Organizzazione e delle finalità del trattamento previste dall'articolo 3.1 a), fatte salve le limitazioni imposte dalla fonte dell'informazione in virtù dell'articolo 17.1 a).

d)

Nessuna disposizione del presente Regolamento impedisce al Segretariato generale di comunicare un'informazione, anche senza l'autorizzazione della fonte, nei casi seguenti:

1.

l'informazione è di dominio pubblico;

2.

vi è urgenza ai sensi dell'articolo 17.2;

3.

la comunicazione è necessaria per salvaguardare gli interessi dell'Organizzazione, dei suoi membri o del suo personale, ai sensi dell'articolo 3.2.

e)

Nessuna disposizione del presente Regolamento impedisce al Segretariato generale di comunicare, quando circostanze particolari lo giustificano, informazioni di polizia provenienti da un Paese membro dell'Organizzazione a organismi e autorità dello stesso Paese ai quali i servizi che contribuiscono all'applicazione del diritto penale dello Stato devono rendere conto delle loro azioni in virtù della legge.

f)

Se non può comunicare un'informazione a un ente richiedente a causa delle limitazioni imposte dalla fonte, in virtù dell'articolo 17.1 a) 4, il Segretariato generale può trasmettere la richiesta alla fonte dell'informazione che può rispondervi.

g)

Gli Uffici centrali nazionali si comunicano reciprocamente le informazioni di polizia in base alle leggi in vigore nei loro Paesi e conformemente alle convenzioni internazionali alle quali questi ultimi hanno aderito e allo Statuto dell'O.I.P.C.-Interpol (v. articolo 10.1 a) 5.

17.2

Comunicazione di un'informazione in casi urgenti

a)

Vi è urgenza quando il Segretariato generale ritiene che sussista una minaccia reale e imminente nei confronti dell'Organizzazione o di un membro del suo personale, di uno Stato membro o dei suoi cittadini o residenti, la quale potrebbe mettere in pericolo l'integrità fisica delle persone.

b)

In caso di urgenza, il Segretariato generale è autorizzato a trasmettere a tutti gli Uffici centrali nazionali tutte le informazioni relative alla minaccia, dopo averlo notificato alla fonte dell'informazione e se questa non si oppone espressamente alla trasmissione entro il termine fissato dal Segretariato generale in relazione alla suddetta minaccia.

c)

Il Segretariato generale è inoltre tenuto a informare il più rapidamente possibile dell'applicazione della procedura d'urgenza il Comitato esecutivo e la Commissione di controllo degli schedari.

d)

Le regole d'applicazione possono descrivere più in dettaglio la procedura per attuare lo stato d'urgenza.