3. Kapitel: Finanzielle Führung auf Verwaltungsebene
3. Abschnitt: Interne Kontrolle
< Art. 36 Internes Kontrollsystem
> Art. 37a Unterschriftenregelung bei der Freigabe von Zahlungsanweisungen und bei Vergütungen im verwaltungsinternen Verkehr
Art. 371 Unterschriftenregelung bei Rechnungsbelegen
(Art. 39 FHG)
1 Rechnungsbelege Dritter oder anderer Verwaltungseinheiten werden mit Doppelunterschrift genehmigt; die Finanzverwaltung kann Auslandvertretungen die Bewilligung zur Einzelunterschrift erteilen.
2 Eine Einzelunterschrift genügt:
- a.
- bei einer systemgestützten Abwicklung von Bestellung und Rechnung, wenn:
- 1.
- die Bestellung mit Doppelunterschrift erfolgt,
- 2.
- der Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung im System durchgeführt wird, und
- 3.
- die mengen- und betragsmässige Abweichung zwischen Bestellung und Rechnung innerhalb der Toleranzgrenzen liegt;
- b.
- bei einem Leistungsbezug, der mit einer anderen Verwaltungseinheit vereinbart wurde;
- c.
- bei einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag unter 500 Franken;
- d.2
- für die Genehmigung einer Spesenabrechnung.
2bis Die Verwaltungseinheiten prüfen monatlich anhand eines Journalauszugs den Gesamtbetrag der für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter genehmigten Spesenabrechnungen auf seine Plausibilität.3
3 Die Finanzverwaltung erlässt im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle Weisungen zu den Toleranzgrenzen nach Absatz 2 Buchstabe a Ziffer 3.
4 Keine Unterschrift ist erforderlich, wenn die Voraussetzungen gemäss Absatz 2 Buchstabe a erfüllt sind und zusätzlich der Wareneingang:
- a.
- geprüft sowie wert- und mengenmässig im System erfasst ist; und
- b.
- in den systemgestützten Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung einbezogen wird.
5 Wer die Rechnungsbelege unterzeichnet, bestätigt damit deren formelle und materielle Richtigkeit.
1 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 5. Dez. 2008, in Kraft seit 1. Jan. 2009 (AS 2008 6455).
2 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 13. Okt. 2010, in Kraft seit 1. Jan. 2011 (AS 2010 5013).
3 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 13. Okt. 2010, in Kraft seit 1. Jan. 2011 (AS 2010 5013).